La andanza por los proyectos de Pathways nos ofrece distintas formas de mejorar como oradores y como líderes. Según el caso, podemos enfocar nuestro discurso a una situación laboral, en un proyecto personal o en nuestro club Toastmasters. Este abanico de posibilidades se me presentó con el primer discurso del Nivel 3 de mi camino “Planificación Innovadora”, proyecto que se titula “Presentar una propuesta”.
Decidí realizar una propuesta para abordar alguna necesidad que tuviésemos en el club, y lo cierto es que la pandemia COVID-19 nos ha traído muchos cambios a las sesiones junto con la necesidad de utilizar nuevos recursos. Uno de esos cambios es la forma de evaluar a los oradores: hemos sustituido el papel por los correos electrónicos, los formularios, el chat de Zoom, e incluso WhatsApp. Entre tanta posibilidad, surgió la necesidad: crear un formulario de evaluación online para nuestro club. Este formulario cumpliría lo siguientes requisitos:
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- Fácil, rápido de usar y con una estructura común.
- Garantizar la privacidad de las evaluaciones que se envían a los oradores.
- No tener dependencia tecnológica de desarrollos a medida.
La propuesta
Esta propuesta comenzó en junio de 2020 y ha finalizado, con éxito, este pasado mes de octubre. El formulario ha sido desarrollado en la aplicación Google Forms de forma gratuita y está disponible aquí.
Para completar este proyecto se ha creado un breve vídeo tutorial explicando los pasos a seguir para utilizarlo y los campos que son necesarios rellenar.
La realización de este proyecto ha sido fruto del trabajo en equipo. Agradezco a mis principales colaboradores el esfuerzo para hacerlo posible.
- Mi colaborador más estrecho, Antonio Gabriel González (oficial de Asamblea). Nos está haciendo el mundo online de Toastmasters tan práctico y agradable como el presencial con sus virtudes de informático. Ha hecho la configuración del formulario y el montaje del video tutorial.
- Antonio Quirós, presidente del club. Veía clara la necesidad de un formulario desde el principio de las sesiones online y ha explorado las distintas opciones para hacerlo viable.
- Ángel Custodio, vicepresidente de Educación del club. Me proporcionó un interesante listado de puntos a evaluar, pues antes de su papel de VPE ya pensaba en mejorar la metodología de evaluación de discursos.
- Claudia Villareal, directora de la división F. Me puso en contacto con distintos clubes Toastmasters para que me proporcionasen información sobre su metodología de evaluación.
Además, otros socios también se ofrecieron a colaborar en este proyecto.
¡Qué gran equipo!
Espero que este formulario de evaluación sea un recurso muy útil para la comunidad Toastmasters.
Desarrollo de la propuesta
Para aquellos que quieran saber más, os contaré cómo fue la propuesta.
En el club Toastmasters Sevilla hemos estado utilizando el correo electrónico como principal forma de evaluación de discursos en las sesiones online. ¿Por qué esta metodología era susceptible de mejorarse (afirmación de la necesidad) ?
- Evaluación sin una estructura común.
- Tiempo invertido en escribirlo.
Pensando en las posibles soluciones, decidí llevar a cabo una investigación sobre cómo otros clubes estaban abordando las evaluaciones online. Los clubes encuestados fueron TM Málaga, TM Marbella, TM Sagrada Familia y TM Asturias. Estos clubes proponían una metodología de evaluación con las siguientes características:
- Estructura de evaluación común sencilla: aspectos a destacar, aspectos a mejorar y retos.
- Canal de evaluación: chat de Zoom o Formularios de Google (con diferentes variantes de configuración).
Después de analizar las metodologías de evaluación anteriores propuse la siguiente solución (descripción de la propuesta): Crear un formulario de evaluación en la página web de nuestro club con una estructura sencilla. Como parte de toda propuesta, presenté las ventajas e inconvenientes de la solución.
A continuación, hice un análisis de las necesidades para llevarla a cabo: equipo, recursos y plan de trabajo.
Finalmente, presenté la visión de futuro: el resultado es un formulario de evaluación online sencillo, rápido de usar y con una estructura común que permite obtener un feedback uniforme.
Esta fue la propuesta que presenté en junio de este año y que ha dado lugar al formulario que describí al principio de esta entrada. El resultado final es una variante de la propuesta presentada, pues es la opción que mejor se ajustaba a nuestros recursos y que ha resultado ser muy fácil de implementar. Así como en los proyectos Agile, donde los requisitos son cambiantes y la flexibilidad es una de las cualidades fundamentales, hemos conseguido obtener un gran resultado.
Luna Moreno Díaz
Es miembro de Toastmasters Sevilla desde Abril de 2019
