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¿Es causalidad que Ralph C. Smedly integrara en el método de Toastmasters el ciclo de mejora continua PDCA de Walter Deming? Aunque pueda parece extraño, es más que posible. Déjame que te lo cuente.

Toastmasters en el mundo

Toastmasters Sevilla, no es un único club, sino que está replicado en más 15.800 clubes, en más 149 países y con 300.000 miembros. Cada uno de ellos somos un afluente que va a desembocar a un río principal llamado Toastmasters International.

Este club de Sevilla, empezó en el año 2012, sin embargo, Toastmaster International apareció de manera no oficial en Illinois en 1905, siendo su fundación oficial en 1924 en Santa Ana, California. La persona que puso en marcha esta idea fue Ralph C. Smedly, ya que en su organización que pertenecía a YMCA (Young Men’s Christian Association), formada por jóvenes, notó la necesidad de mejorar sus habilidades de hablar en público y dirigir reuniones. De aquí viene el nombre de esta asociación ya que toastmasters, en inglés, es la persona que hace brindis en banquetes y celebraciones. Es el maestro de ceremonias de nuestras reuniones semanales.

Las cifras agobian. Esta organización ha ayudado a 4 millones de personas a mejorar sus habilidades en oratoria. Cada semana se reúnen para hablar en público, unas primeras personas hacen un discurso, otras le dan su evaluación. Continuamos con una parte de discursos improvisados, luego otros evaluadores específicos evalúan el resto de la sesión y finalmente un evaluador general evalúa el resto de la sesión. Así de simple, este es el funcionamiento, de lo que en el club de Sevilla nos gusta llamar un “gimnasio de oratoria”.

Por las razones que a partir de ahora os detallaré, he llegado a la conclusión que este método, no es casualidad y que corresponde al ciclo de mejora continua. Por lo que Toastmasters sería un claro ejemplo de mejora continua de la oratoria.

La mejora continua

La mejora continua me gusta definirla como un recorrido que tenemos que hacer entre dos puntos, la situación actual en un punto más bajo mientras la situación objetivo, situada más alta. La diferencia de cota entre los puntos podemos designarla como problema, o mejor aún como una oportunidad de mejora.

Este camino tenemos muchas formas de recorrerlo, pero realmente efectivas sólo hay unas pocas. Aunque no lo creamos, lo tenemos integrando muchas veces en la forma que hacemos las cosas de manera efectiva, sin saber que este procedimiento consta de una base científica.

Este procedimiento para la resolución de problemas o para conseguir una situación ideal, como puede ser el caso de adquirir una habilidad, es conocido como el ciclo PDCA. Su nombre ciclo PDCA viene por las siglas de las fases que lo componen del inglés (Plan = Planificar, Do = Hacer, Check = Comprobar, Act = Actuar)

Walter Edward Deming en 1950 fue el encargado de ayudar a reconstruir la economía japonesa tras la segunda guerra mundial. Deming utilizó el ciclo PDCA como un proceso de mejora continua para situar a las industrias japonesas en posición para competir en el mercado mundial en el futuro. Y sin duda, lo consiguió. El ciclo de PDCA caló en una cultura milenaria caracterizada por el Kaizen y donde la industria japonesa se hizo abanderada de esta mentalidad de pensamiento.

Pero, ¿qué tiene eso que ver con Toastmasters?

Ese ciclo PDCA de mejora continua tiene mucho que ver con la sesión de Toastmasters. Nuestras sesiones se realiza alrededor de un orden del día estandarizado. Después de la acogida inicial y presentaciones por parte del Maestro de Ceremonias, empezamos con la etapa de Planificación (P). En esta parte, cada uno de los evaluadores describe cuál es y en qué consiste su rol, así como los recursos que tendrán en cuenta para sus evaluaciones.

La siguiente etapa de PDCA, es Do = hacer. Durante esta etapa, lo que tenemos que hacer es la ejecución. Y consistirá en los discursos preparados, sus correspondientes evaluaciones, así como los discursos improvisados.

El penúltimo bloque de PDCA, es Check =Verificar. En esta fase de verificación se miden y evalúan los resultados y se comparan con la expectativa planteada, para ello cada uno de los evaluadores darán su correspondiente evaluación indicando las expectativas de mejora.

Y la última etapa A = Actuar, a partir de las evaluaciones efectuadas en la fase anterior, cada uno de los participantes podrán en marcha acciones de mejora para integrar en las siguientes intervenciones y así el ciclo PDCA comienza de nuevo a funcionar. La mayor fortaleza de esta metodología es entrar en un ciclo constante de ciclos PDCA que permitirá la consecuencia de la situación idea o resolución del problema.

Walter Edward Deming es conocido internacionalmente por el ciclo PDCA. En alguna bibliografía incluso lleva su nombre como el ciclo Deming en lugar del ciclo de PDCA. Walter E. Deming fue discípulo de Walter A. Shewhart, conocido como el padre de la estadística del control de calidad. Él fue quien realmente alumbró a la sociedad la metodología PDCA.

Como os decía ¿Es acaso causalidad que Ralph C. Smedly integrara en el método de Toastmasters el ciclo de mejora continua PDCA de Walter Deming? Quizá no lo sea…

Dos grandes personas compartiendo

Después de la lectura de la biografía de ambos personajes, apuesto a concluir que Ralph C. Smedly conocía el ciclo PDCA de mejora continua e incluso que las directrices pudieran haber sido dadas por el mismo Shewhart.

Ambos nacieron y desarrollaron su infancia y adolescencia en el estado de Illinois. Shewhart vivió en New Canton y Smedly, que era 13 años mayor que Shewhart, residía en Waverly, dos poblaciones que apenas distaban 70 millas. Fue en 1905 cuando tuvieron lugar las primeras reuniones no oficiales en la asociación de YMCA de Illinois. ¿Quizás Shewhart con 15 años asistió a esas primeras reuniones no oficiales de Toastmasters que empezó a planificar Smedly?

Justo antes de la fundación oficial de Toastmasters International situamos a Ralph Smedly en Santa Ana (California) y a Shewhart realizando su Doctorado en la Universidad de Berkeley en California. Si bien, es cierto que la distancia en esos años, no son lo que ahora (alrededor de 400 millas, casi 650kilómetros) pero es otra gran posibilidad que ambos se conocieran. Sin embargo, considero que no hay duda que Smedly tuvo conocimiento de la metodología ciclo PDCA y lo introdujo en el desarrollo de Toastmasters International.

Sea de la manera en la que se produjera esta integración del ciclo de mejora continua en Toastmasters, lo importante, es realizar este viaje de mejora continua mejorando tus habilidades de Oratoria. ¿Quieres iniciar este viaje hacia tu excelencia en oratoria? ¿En tu ciclo PDCA de mejora de la oratoria sigues atascado en la Planificación (Plan)? ¿Por qué no nos visitas en Toastmasters Sevilla y empiezas a practicar (DO)?

Ángel Custodio Martos Orpez
Es miembro de Toastmasters Sevilla desde Octubre de 2018

La última sesión de Toastmasters Sevilla fue realmente una sesión especial. No solo por su ubicación sino porque estuvo llena de sorpresas. Déjanos que te las contemos:

Primero, el lugar: ¿existe algo más romántico que contemplar una ciudad desde las alturas? Si esa ciudad es Sevilla, el lugar es la terraza de la planta superior de Spaces Villasis, el grupo que te acompaña es Toastmasters Sevilla y la hora, 19:00, justo cuando comienza a caer el sol, te aseguro que caerás rendido/a de amor. 🙂 No es la primera vez que veníamos a Spaces y casi seguro que no será la última ya que nos sentimos allí muy agusto.

Segundo, porque celebrábamos la conocida fiesta de Halloween, que como bien explicó nuestro evaluador gramatical, Fernando Cobreros, significa “All Hallow’s Eve”, o traducido al español: víspera de todos los santos.
Nuestra Toastmasters del día fue nuestra grandiosa Penélope, quien pareció haberse reencarnado en una brujita muy particular. Acompañada de sus sombreros de Halloween, fue llamando a cada uno de los protagonistas de la sesión y con su escoba mágica nos animó a que nos deshiciéramos de nuestros miedos. Ponerse uno de sus sombreros significaba armarse de valor para salir al frente del público, para hablar delante de todos y para dejar atrás nuestras inseguridades.

Miedos hay muchos, pero los nuestros fueron muy divertidos: desde el de Marisa, que tenía miedo a olvidar dónde dejaba aparcado el coche; hasta Paco Valverde, que tenía miedo a pisar una cucaracha voladora; pasando por el mío propio, a caerme de la bicicleta. De verdad que me disteis mucho impulso para seguir rodando, más fuerte, siempre hacia delante.

Tercero, por el gran aforo alcanzado en esta sesión. ¡Casi todas las sillas estaban ocupadas! Después de todo lo vivido, poder estar rodeada de tantos compañeros que, durante un largo tiempo, solo nos vimos a través de pantallas, es una enorme satisfacción. Poder acabar la sesión y tomar nuestra magnífica foto de grupo, en la que apenas cabemos todos en el encuadre y donde las vistas son estás, es un gran regalo.

Los Discursos de esta sesión especial

Cuarto, nuestro gran debutante, David Marín que hizo su icebreaker. Se armó de valor y salió al frente de todos, para contarnos sus andanzas por el mundo en los últimos años de su vida («5 años después», fue su título) y cómo llegó hasta Toastmasters Sevilla. David, abriéndose con confianza y cercanía a nuestro grupo, nos describió anécdotas y experiencias muy personales. Acabó su discurso con un gran mensaje: si de verdad quieres algo, no esperes para ir a por ello. ¡Lánzate ya!
El discurso fue evaluado por Isabelle que aportó elementos de mejora de gran valor a nuestro reciente socio.

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Quinto, tuve la oportunidad de dar mi primer discurso preparado en este entorno tan maravilloso. El tema que compartí, “El trabajo perfecto empieza en tu paladar”, abrió el apetito de muchos. Repasamos juntos los nombres de algunos de los mejores restaurantes de España, nos hicimos muchas cuestiones sobre qué factores hacen feliz verdaderamente a una persona en su trabajo y, llegamos a una conclusión que, estoy segura, dejó a muchos con las ganas de seguir esforzándose por sus sueños.
Paco Valverde se encargó de la evaluación, quien me propuso incluir elementos dinámicos y destacó el buen contacto visual con la audiencia, consiguiendo atraer su atención todo el tiempo.

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Sexto, Raúl Morete fue el máster de los discursos improvisados del día y, como si se hubiera coordinado mentalmente con Penélope, preparó una prueba muy “tenebrosa” y enigmática. De su bolsa de Halloween, los atrevidos oradores improvisados, debían sacar un objeto desconocido y hablar sobre él durante aproximadamente 1 minuto y medio. Nuestros tres invitados del día, Vanessa, Verónica y Evaristo, se pusieron la máscara, las alas y las pezuñas de Halloween y nos amenizaron con sus divertidas anécdotas.
Por ejemplo, Verónica hizo una alusión a la conocida serie “El juego del Calamar”, en la que los personajes llevan máscaras y quitársela es motivo de muerte. Ella, sin embargo, nos animó a que, en nuestra vida real, nos quitemos todos nuestras máscaras y vivamos mucho más libres y auténticos.

Pero además…

Hubo lugar también par innovaciones técnicas dentro de la sesión. Para poder compartir más fácilmente el documento de evaluación para los discursos, pusimos en servicio el uso de códigos QR, de forma que para los invitados es sencillo acceder al enlace.

Nuestro VP Educación Antonio Gabriel nos informó de bastantes actividades tanto educativas como deportivas y lúdicas, con los miembros de nuestro y otros clubs del Distrito. Una de ellas, es nuestro grupo de Toastmasters deportistas, muy candente desde la pasada Carrera Nocturna del Guadalquivir, el pasado 24 de Septiembre, o la carrera del Casco Antiguo, en la que tomarán parte algunos miembros del club el próximo domingo.

Fue una noche espectacular que quedará en el recuerdo de todos. Nuestra despedida fue en Salsamento, un bar cerca de Las Setas de Sevilla, con brindis por el futuro del club y por decir adiós a nuestros miedos. ¡Si hay que saltar, saltemos juntos!

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Una mención especial para nuestra presidenta Marisa Aguilar sin cuyo empeño nos hubiera sido muy difícil haber llevado a cabo esta salida de casa que supone una sesión especial como ésta. ¡Gracias por habernos liado a todos en esta aventura!

Sandra de la Casa
Es miembro de Toastmasters Sevilla desde junio de 2021